Schluss mit Papierkram und veralteten Systemen: Mitarbeiter-Compliance effektiv und effizient organisieren!

Sich an Gesetze und Vorschriften zu halten ist für jedes Unternehmen ein absolutes Muss. Doch die Organisation der Mitarbeiter-Compliance kann eine echte Herausforderung darstellen. Oft stehen Unternehmen vor einem Berg manueller Verwaltungsvorgänge, ständig wechselnder Gesetze und Vorschriften sowie der Notwendigkeit, mit verschiedenen Systemen zu arbeiten, die nicht miteinander verbunden sind. Das kann zu kostspieligen Fehlern führen und im Ernstfall zu Bußgeldern oder anderen Sanktionen durch die Regierung. Zeit also, der komplexen Organisation mit effektiven Lösungen zu begegnen. In diesem Blogbeitrag lernen Sie vier Maßnahmen kennen, mit denen Sie die Mitarbeiter-Compliance effizienter gestalten können.

Es ist keine Überraschung, dass jedes Unternehmen angibt, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften hätte oberste Priorität. Aber wie gut ist die Compliance-Organisation tatsächlich? In Gesprächen mit Experten aus den Bereichen Learning & Development und Compliance hören wir oft, dass die Komplexität der Organisation von Compliance-Schulungen und die damit verbundenen manuellen Verwaltungsvorgänge ihnen Schwierigkeiten bereiten. Das kann zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit mit erheblichen Folgen führen, wie etwa ein gestopptes Bauprojekt, wenn Mitarbeitende nicht die erforderlichen Zertifikate vorweisen können, oder vorübergehend nicht geplante Arbeit aufgrund fehlender Daten. Die Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften birgt außerdem ein potenzielles Sicherheitsrisiko, welches zu finanziellen Problemen und anderen Schäden beiträgt. 

Aber warum ist die Organisation von Mitarbeiter-Compliance so schwierig? Und vor allem:  Was kann man dagegen tun? 

Herausforderung 1: Zeit

Komplexe Verwaltungsvorgänge

Das Wichtigste bei der Organisation der Mitarbeiter-Compliance ist natürlich die Erfassung von Bescheinigungen auf Arbeitsplatz-, Team- und individueller Ebene. Aber leider sind damit oft viele verschiedene Systeme und Maßnahmen verbunden. Darüber hinaus benötigen auch Dritte, wie Auftraggeber, Planer und Manager, oft Einblick in die Zeugnisse der Personen, mit denen sie arbeiten. Diese Verwaltung (an verschiedenen Stellen) zu führen, kostet Zeit und Mühe.

Darüber hinaus ändern sich die Anforderungen für Mitarbeiter-Compliance ständig, was eine Aktualisierung der erforderlichen Diplome und Zertifikate erfordert. Mitarbeiter- und Arbeitsplatzdaten müssen immer auf dem neuesten Stand sein, was zusätzliche Zeit und Aufwand erfordert.

Herausforderung 2: Fehleranfälligkeit

Manuelle Verwaltung und unverbundene Systeme

Je mehr Verwaltungsarbeit manuell erledigt werden muss, wie z. B. die Eingabe von Zeugnisdaten und die Aktualisierung von Stellendaten in verschiedenen Systemen, desto wahrscheinlicher ist es, dass irgendwo Fehler gemacht werden.

Unverbundene Systeme, die dieselben Informationen enthalten müssen oder Informationen voneinander benötigen, machen die Organisation von Compliance-Schulungen ebenfalls fehleranfällig. Im Idealfall gibt es nur eine Quelle für jede Art von Information, und die Informationen werden auf automatisierte Weise zusammengeführt.

Herausforderung 3: Kosten

Viele Maßnahmen erfordern viele Kapazitäten

Manuelle Arbeit kostet Geld. Vor allem, wenn es sich um geschäftskritische Prozesse wie die Einhaltung von Vorschriften handelt. Je mehr manuelle Tätigkeiten durchgeführt werden müssen, desto mehr Ressourcen in Form von Arbeitsstunden und Kontrollen müssen investiert werden.

Herausforderung 4: Hohe Abwanderung von L&D-Mitarbeitenden

Wiederkehrende Aufgaben und Wissensverlust

Die Mitarbeiterfluktuation stellt derzeit viele Unternehmen und insbesondere L&D-Abteilungen vor Herausforderungen. Wenn Mitarbeitende gehen, nehmen sie teilweise auch ihr Wissen über die Organisation von Compliance-Schulungen mit. Je mehr manuelle Arbeit dabei involviert ist, desto höher ist das Risiko für den Wissensverlust in Unternehmen. Aber nicht nur der Wissensverlust stellt ein Problem dar, auch die Rekrutierung und Einarbeitung von neuen L&D-Mitarbeitenden kann teuer und zeitaufwendig sein, insbesondere wenn nach Experten für Mitarbeiter-Compliance gesucht wird.

Was Sie brauchen, um eine wasserdichte Mitarbeiter-Compliance zu gewährleisten 

Auch wenn nicht jede Herausforderung für jede Organisation gleich ist, lassen sich für jedes Unternehmen passende Lösungen finden. Die folgenden vier helfen unseren Kunden bei Studytube, die Einhaltung der Vorschriften für Mitarbeitende zeit- und kosteneffizient zu organisieren - mit weniger Risiko und mehr Spaß.

1. Prozesse vereinfachen

Die Organisation von Compliance-Schulungen kann ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess sein, der viele administrative Tätigkeiten beinhaltet. Eine Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen, ist die Vereinfachung von Prozessen. Durch eine kritische Überprüfung des Datenaustauschs und der Verwaltung können wiederkehrende Aktionen und Schritte automatisiert werden. Zum Beispiel können Erinnerungen automatisch eingerichtet werden, wenn Zertifikate bald ablaufen oder wenn neue Anforderungen hinzugefügt wurden.

Sie können auch Prozesse vereinfachen, indem Sie so viele Aktionen wie möglich in die Hände der Mitarbeitenden oder Ausbilder selbst legen, z. B. die Bestätigung bestimmter Termine und besuchter Kurse. Darüber hinaus ist es mit einem Learning Management System (LMS) wie dem von Studytube auch möglich, verpflichtende Lernpfade einzurichten und diese (halb-)automatisch den richtigen Mitarbeitenden zuzuweisen. Dazu können Sie Lerninhalte zusammenstellen und diese direkt mit den erforderlichen Trainingskursen und Trainern für Mitarbeitende aus einem bestimmten Team oder mit einer bestimmten Funktion verknüpfen.

2. Verbesserung der Qualitätssysteme

Es ist frustrierend, wenn man von einem Berg an Papierkram überwältigt wird oder sich mit veralteten Systemen herumplagen muss. Das kostet nicht nur Zeit, sondern bremst auch die Mitarbeiter-Compliance aus. Um dies zu vermeiden, sollten Sie in Systeme investieren, die alle notwendigen Daten problemlos zusammenführen können. Obwohl Integrationen und Verknüpfungen nützlich sind, ist Vorsicht geboten, da eine Vielzahl von Systemen auch Komplexität mit sich bringt. Je mehr Prozesse Sie jedoch an einem Ort unterbringen können, desto besser. 

3. Risikominderung durch Automatisierung

Um die Fehleranfälligkeit von Compliance in Organisationen zu verringern, sollte so viel manuelle Arbeit wie möglich reduziert werden. Benachrichtigungen, Prüfungen und Aktualisierungen sind Beispiele für Aktionen, die sich (weitgehend) automatisieren lassen.

4. Mehr Eigenverantwortung/Selbstmanagement der Mitarbeitenden

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Verantwortung für ihre eigene Compliance geben, können Sie die Organisation von Schulungen und Zertifikaten erheblich erleichtern. Mit den richtigen Systemen und Prozessen können Mitarbeitende ganz einfach einen Einblick in ihren eigenen Compliance-Status erhalten, erforderliche Schulungen mit wenigen Klicks buchen oder sogar online verfolgen. Und wenn Sie mit einer personalisierten Plattform und maßgeschneiderten Schulungen einen individuellen Ansatz verfolgen, macht es auch mehr Spaß.

Möchten Sie mehr über die Verbesserung und Erleichterung bei der Organisation von Mitarbeiter-Compliance erfahren? In unserem neuen E-Book: „Compliance Schulung - Das Risiko gering halten“ erfahren Sie, welche Vorteile die digitale Durchführung mithilfe eines LMS bietet.