L&D schneller und besser organisieren? Lernen Sie Prozesse zu automatisieren!
Nichts bringt mehr Freude und Energie bei der Arbeit als eine gute Organisation - vor allem im Learning & Development (L&D). Aber oft kleben gerade im L&D noch viele manuelle Aufgaben an den Arbeitsabläufen, die Zeit und Nerven fressen. Zum Glück geht es auch anders, dank Automatisierungen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Bereiche im L&D vor, die Sie bequem automatisieren können, damit Sie sich wieder auf die Aufgaben konzentrieren können, die Spaß machen und am meisten bewirken.
Von der Zuweisung von Lernpfaden über die Erfassung von Mitarbeitenden bis hin zur Verfolgung des Lernfortschritts – manchmal verbringen Sie unnötig viel Zeit damit, Aufgaben rund um die Organisation des Lernens manuell auszuführen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Sie L&D einfacher organisieren und so Kosten sparen, Fehler vermeiden und mit mehr Freude bei der Arbeit sein. Aber was bedeutet Automatisierung genau, wenn es um Lernen & Entwicklung geht?
Was ist gemeint mit der Automatisierung von Prozessen?
Mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen, Prozessen oder der "Workflow-Automatisierung" meinen wir den Einsatz von Software zur Ausführung von Aufgaben und Aktivitäten ohne menschliches Eingreifen. Die Software dient nicht als Ersatz für HR- oder L&D-Spezialisten, sondern als Werkzeug. Denn je mehr Zeit Sie mit mühsamen, wiederholenden und fehleranfälligen Aufgaben verbringen, desto weniger Zeit bleibt Ihnen für die Aspekte der Arbeit, die wirklich einen Unterschied machen und die Lern- und Entwicklungsarbeit auf eine höhere Ebene in Ihrer Organisation heben.
Was sind die Vorteile der Workflow-Automatisierung?
Durch die Workflow-Automatisierung sorgen Sie dafür, dass Sie kaum noch Zeit für Aufgaben aufwenden müssen, die genauso gut (oder sogar besser) von einer Software erledigt werden könnten. Dadurch werden nicht nur Zeit und Kosten eingespart, sondern auch die Fehleranfälligkeit in L&D-Prozessen reduziert. Denn bei jeder menschlichen Handlung können sich Fehler einschleichen, wie z.B. bei der Übernahme von Daten. Wenn Sie die erforderlichen Informationen, einschließlich Mitarbeiterdaten, Zertifikatsdaten und Schulungsinformationen von einer Software abrufen und versenden lassen, müssen Sie nur noch auf die richtigen Quellinformationen achten.
Schließlich sorgt die Automatisierung wiederholender Tätigkeiten auch für mehr Arbeitsfreude, denn nichts ist so zäh, wie übermäßig viele Verwaltungsarbeiten.
Welche L&D-Aufgaben lassen sich gut automatisieren?
1. Berichterstattung
Die manuelle Erstellung von Berichten zur Mitarbeiterentwicklung kann zeitintensiv sein. Mit Hilfe der richtigen Tools, wie der All-in-One-Lernplattform von Studytube, lassen sich diese Prozesse nahezu vollständig automatisieren, so können verschiedene Berichte automatisch erstellt, versendet und empfangen werden. Auch die Zeitspanne und Häufigkeit der Berichterstattung können automatisch festgelegt werden. Das L&D-Reporting gelingt Ihnen dadurch im Handumdrehen.
2. Kommunikation
Bei der Organisation von Lernen & Entwicklung spielt die Kommunikation eine große Rolle. Einige Kontaktpunkte sind: das Versenden einer Bestätigung, wenn sich Mitarbeitende für eine Schulung anmelden, das Zuordnen eines Microlearnings zum Lernpfad eines Mitarbeitenden oder das Versenden einer E-Mail, wenn ein notwendiges Zertifikat abläuft. Sie sparen viel Zeit, wenn Sie diese Kommunikation automatisieren.
3. Zertifikatsverwaltung
Um für den Job qualifiziert zu bleiben, ist es für Mitarbeitende wichtig, Zertifikate auf dem neuesten Stand zu halten. Doch die manuelle Verwaltung und Erstellung von Zertifikaten, kann einen hohen Zeitaufwand für Sie bedeuten. Mit Studytube lässt sich dies umgehen, indem Sie Zertifikate automatisch erstellen und personalisieren lassen. Sie können auch den Status über erworbene und ausstehende Zertifikate jederzeit einsehen oder sich daran erinnern lassen, wann es Zeit für eine Erneuerung ist. Auf diese Weise bleiben Zertifikate immer auf dem neuesten Stand, während Sie Zeit und Ressourcen sparen.
Auf welche Weise können Sie L&D-Prozesse automatisieren?
Eine praktische und schnelle Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren, ist der Einsatz von automatischen Trigger. Diese fungieren als eine Art Autopilot auf der Studytube-Lernplattform, mit dem Sie bestimmte Aktionen oder Aufgaben automatisch an Teams und Personen zuweisen können. Das können beispielsweise Schulungen oder Qualifikationen sein.
Wie richten Sie automatische Trigger ein?
Jeder automatische Trigger besteht aus einem Ereignis, einem Kriterium und einer Aktion. Nehmen wir an, ein neuer Mitarbeitender muss eingearbeitet werden. Als erstes Ereignis steht das Hinzufügen zur Akademie an. Hier können Sie Trigger (Kriterien) setzen, die auf die Sprache, das Team und die Position des neuen Mitarbeitenden achten. Die Trigger lösen dann die gewünschte Aktion für Sie aus. In diesem Fall erhält der neue Mitarbeitende so automatisch die richtigen Lerninhalte zugewiesen und wird automatisch dem jeweiligen Team zugeordnet. Darüber hinaus können Sie auch Fristen festlegen, bis wann bestimmte Schulungen absolviert werden müssen.
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